Workday: Voici comment établir une intégration avec Workday

Prérequis

Assurez-vous d'être administrateur de votre compte Workday avant de commencer.

1. Après vous être connecté à Workday, recherchez « View API Clients »

2. Si vous ne voyez pas cet élément de menu, vous n'êtes pas administrateur du compte Workday.

   

3. Si vous ne voyez pas cet élément de menu, identifiez votre administrateur Workday et demandez-lui de donner à votre compte les autorisations suffisantes ou de prendre en charge le processus d'intégration

Vue d'ensemble

Durée totale estimée de la configuration : 30 minutes.

Fondamentalement, il y a 3 étapes principales à réaliser pour mettre en place l'intégration :

1. Vous devez créer un nouvel utilisateur système d'intégration (ISU) et un groupe de sécurité pour cet utilisateur,
2. Vous devez attribuer les autorisations requises au groupe de sécurité et activer les modifications,
3. (Facultatif, rarement nécessaire : vous devez générer un nouveau client API.)

C'est tout ! Le reste de ce document est un guide pas à pas de tout ce que vous devez savoir et faire pour configurer l'intégration.

Trouver l'URL de service Workday

1. Cliquez sur le champ « Search » en haut et saisissez « View API Clients »

2. Cliquez sur la tâche « View API Clients » qui vient d'apparaître

   

3. En haut de la page qui vient d'apparaître, trouvez et copiez le « Workday REST API Endpoint ». L'URL doit suivre le schéma suivant : https://{domain}/ccx/api/v1/{tenant}.

   

Ajouter un utilisateur système d'intégration (ISU)

1. Cliquez sur le champ « Search » en haut et saisissez « Create Integration System User »

   

2. Cliquez sur la tâche « Create Integration System User » qui vient d'apparaître*(capture d'écran dans la page d'origine)*
3. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez un nom d'utilisateur et générez un mot de passe sécurisé. Vous pouvez laisser les autres champs tels quels

4. En bas de la boîte de dialogue, cliquez sur « OK »

   

Créer un groupe de sécurité et y affecter l'ISU

1. Cliquez sur le champ « Search » en haut et saisissez « Create Security Group »

2. Cliquez sur la tâche « Create Security Group » qui vient d'apparaître

   

3. Sur la page qui vient d'apparaître, repérez la liste déroulante « Type of Tenanted Security Group » et sélectionnez « Integration System Security Group (Unconstrained) »
4. Pour le champ « Name », saisissez la valeur du « User Name » utilisée lors de la création de l'ISU (dans cet exemple test_isu, mais le vôtre sera différent)

5. En bas de la page, cliquez sur « OK »

   

6. Sur la page suivante, la seule chose à faire est d'aller dans le champ « Integration System Users » et d'ajouter l'utilisateur créé précédemment. Pour cela, cliquez sur le champ et saisissez le nom de l'ISU (ici « test_isu »)

   

7. Ensuite, cliquez sur « OK »(capture d'écran dans la page d'origine)

   

Ajouter les autorisations requises au groupe de sécurité

1. Cliquez sur le champ « Search » en haut et saisissez « Maintain Permission for Security Group »

2. Cliquez sur la tâche « Maintain Permission for Security Group » qui vient d'apparaître

   

3. Dans la fenêtre qui vient d'apparaître, assurez-vous que l'option « Maintain » est sélectionnée
4. Cliquez sur le champ « Source Security Group », saisissez le nom du groupe (ici test_isu) et appuyez sur Entrée. Cliquez ensuite sur le groupe de sécurité pour le sélectionner.

5. Cliquez sur « OK »

   

6. Dans la fenêtre qui vient d'apparaître, vous pouvez ajouter les autorisations souhaitées pour l'ISU. Vous trouverez la liste des autorisations nécessaires dans le flux de connexion.

   Vous devez ajouter les autorisations suivantes : [Scopes]

   Pour chaque autorisation, procédez comme suit :

   1. Assurez-vous que l'onglet « Domain Security Policy Permissions » est sélectionné

   2. Cliquez sur l'icône « + »

      

   3. Cliquez sur la cellule de la colonne « View/Modify Access ». Si l'autorisation indique « Get : », sélectionnez « Extraire uniquement ». Sinon, sélectionnez « Get and Put »

      

       

   4. Cliquez sur la cellule de la colonne « Domain Security Policy », saisissez le nom de la politique (par ex. « Integration: Build »), appuyez sur Entrée et cliquez sur l'élément qui apparaît dans la liste

Activer vos modifications

Après avoir modifié les paramètres de votre politique de sécurité Workday, veillez à appliquer ces modifications en exécutant la tâche « Activate Pending Security Policy Changes ». Sans cela, aucune de vos modifications ne prendra effet.

1. Cliquez sur le champ « Search » en haut et saisissez « Activate Pending Security Policy Changes »

2. Cliquez sur la tâche « Activer les modifications de règle de sécurité en attente » qui vient d'apparaître

   

    

3. Dans la fenêtre qui vient d'apparaître, ajoutez un commentaire expliquant l'application des modifications (par ex. « Grant ISU test_isu necesssary permissions for integratons »)

4. Cliquez sur « OK »

   

5. Dans la nouvelle fenêtre, cochez la case « Confirm »
6. Cliquez sur « OK »

Créer un client API

1. Cliquez sur le champ « Search » en haut et saisissez « Register API Client for Integrations »
2. Cliquez sur la tâche « Register API Client for Integrations » qui vient d'apparaître
3. Dans la fenêtre qui vient d'apparaître, saisissez un « Client Name », par ex. « test_isu API client »
4. Assurez-vous que l'option « Non-Expiring Refresh Tokens » est activée

5. Pour le champ « Scope (Functional Areas) », saisissez les valeurs qui vous sont indiquées dans le flux de connexion. 

   Pour les intégrations ATS, certains des scopes suivants seront requis : « Recruiting », « Tenant Non-Configurable », « Adaptive Planning for the Workforce », etc. N’utilisez pas les autorisations indiquées ci-dessus. Toutes les autorisations pertinentes seront listées dans votre flux de connexion.

   Pour les intégrations HRIS, certains des scopes suivants seront requis : « Tenant Non-Configurable », « Staffing », « Time Off and Leave », etc. N’utilisez pas les autorisations indiquées ci-dessus. Toutes les autorisations pertinentes seront listées dans votre flux de connexion.

   Pour les intégrations LMS, certains des scopes suivants seront requis : « Tenant Non-Configurable », « Staffing », « Learning Core », etc. N’utilisez pas les autorisations indiquées ci-dessus. Toutes les autorisations pertinentes seront listées dans votre flux de connexion.

6. Cliquez sur « OK ». À noter : les scopes ci-dessus ne sont qu'un exemple. Veuillez utiliser les autorisations demandées dans votre flux de connexion.

   

7. Dans la nouvelle fenêtre, copiez le Client ID et le Client Secret pour un usage ultérieur, puis ne cliquez pas sur « Done »

   

8. Toujours sur la même page, cliquez sur les trois points en haut, puis sur « API Client » > « Manage Refresh Tokens for Integrations »

   

9. Dans la nouvelle fenêtre, saisissez le nom de l’ISU que vous avez créé précédemment

10. Cliquez sur « OK »

    

11. Dans la nouvelle fenêtre, cochez la case « Generate New Refresh Token »

12. Cliquez sur « OK »

    

13. Dans la nouvelle fenêtre, copiez le refresh token et conservez-le pour un usage ultérieur

    

Résolution des problèmes « Invalid username or password! »

Si vous rencontrez des difficultés de connexion avec l'erreur « Invalid username or password! », essayez ce qui suit :

1. Recherchez « Manage Authentication Policies » dans la barre supérieure.
2. Cliquez sur « Edit » à côté de la politique
3. Créez une nouvelle « Authentication Rule » en cliquant sur le + en haut à gauche
4. Affectez le groupe de sécurité créé précédemment à cette nouvelle règle, et donnez-lui un nom pertinent.
5. Cliquez sur le + à côté de « Authentication Condition Name » et donnez-lui un nom pertinent.
6. Assurez-vous que « Allowed Authentication Types » est défini soit sur « Specific: User Name Password », soit sur « Any ».
7. Enfin, recherchez « Activate All Pending Authentication Policy Changes » dans la barre supérieure, puis confirmez les modifications effectuées.