Vorbereitung

Diese Integration kann nur mit Hilfe deines Steuerbüros erstellt werden. Wir empfehlen, die Verbindung wie folgt anzugehen:

• Das Steuerbüro trifft die notwendigen Vorbereitungen. Alle notwendigen Schritte sind in Teil 1 der Anleitung erklärt; leite daher diese Anleitung weiter und teile deinem Steuerbüro die benötigten Datenservices mit.
• Erst nachdem die Vorbereitung abgeschlossen ist, setzt ihr ein gemeinsames Telefonat oder Videomeeting (~30 Minuten) auf, bei dem ihr die Details basierend auf Teil 2 der Anleitung gemeinsam besprecht und die Verbindung abschließt
  • Während der Verbindung werden alle nötigen Anforderungen überprüft

Benötigte Datenservices

1. Öffne das Integrationsfenster und verschaffe dir einen Überblick über die angebotene Funktionalität (diese ist individuell auf dich abgestimmt):
   
2. Manche Funktionalitäten sind optional und können auf deinen Wunsch deaktiviert werden. Öffne hierfür die Berechtigungskachel und klicke auf den Toggle button.
   
3. Klicke nun auf Weiter um die benötigten Datenservices angezeigt zu bekommen.
   
   
   Achtung: Die auf dem Bild angezeigten Datenservices sind lediglich Beispiele. Entnimm bitte die benötigten Datenservices immer aus deinem individuellen Integrationsfenster und leite diese zusammen mit dieser Anleitung deinem Steuerbüro weiter.

Durchführung Teil 1 (vorbereitend)

Dieser Teil der Anleitung muss von deinem Steuerbüro durchgeführt werden! Leite am besten diesen Artikel, zusammen mit den benötigten Datenservices weiter.

Voraussetzungen

• SmartCard mit den folgenden Rechten:
  • "Bestellen/-Vertrags- und Personendaten verwalten"
  • "Beraternummern verwalten"
• Falls du keine SmartCard mit diesen Rechten hast, muss entweder jemand die Bestellung vornehmen oder ein Administrator dir diese Rechte in der Rechteverwaltung Online (RVO) erteilen.
• Im DATEV Arbeitsplatz muss die Leistung "Lohnabrechnung" aktiviert sein

Durchführung

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du den DATEV Lohnaustauschdatenservice, und falls erforderlich weitere DATEV Datenservices, wie folgt bestellen:

Mandantenregistrierung

1. Öffne den DATEV Arbeitsplatz und gehe zu Unsere Kanzlei | Gewünschter Mandant | MyDATEV | Mandantenregistrierung starten

   

2. Melde dich mit der DATEV SmartCard an. Diese muss die in den Voraussetzungen beschriebenen Berechtigungen haben

3. Klicke auf "Registrierung starten"

   

4. Suche nach "Lohnaustauschdatenservice" und klicke auf "Produkt auswählen"

   

   Im Screenshot hier ist das Modul "DATEV Meine Steuern" zu sehen. In deinem Fall musst du natürlich "Lohnaustauschdatenservice" suchen und auswählen!

5. Wähle aus, ob eine neue oder bestehende mandantengenutzte Beraternummer genutzt werden soll

   

6. Wähle die Geschäftsbeziehung aus

   

7. Akzeptiere die AGB und klicke auf "Verbindlich bestellen"

   

8. Ggf Rechte vormerken und auf "Rechte vormerken" klicken

   

Rechteverwaltung

Anschließend muss der Service noch in der Rechteverwaltung Online für die zur Verbindung genutzte smart card / smart ID freigeschaltet werden:

1. Öffne die DATEV Rechteverwaltung Online unter folgendem Link: https://apps.datev.de/rvo-administration
   

2. Suche hier jeweils nach dem Service den du aktivieren möchtest. Alle Services findest du unter “Personalwirtschaft”.

   

3. Aktiviere die Services und wähle die richtige Berater- und Mandantennummer aus:

   

   Bei einigen Services werden auch die Personalnummern benötigt. Mit einem “*” kannst du hier alle auswählen:
   

4. Wähle das passende Zugangsmedium für die Rechte aus. Dieses Zugangsmedium muss auch während dem Verbindungsprozess genutzt werden.

Besonderheiten Lohnergebnisdatenservice

Für den Lohnergebnisdatenservice muss zusätzlich eine Einstellung im jeweiligen Programm aktiviert werden

LODAS

Lohn und Gehalt

Gehe in der oberen Menüleiste zu Einstellungen | Extras

Anschließend kann die Einstellung hier aktiviert werden:

Es ist außerdem wichtig beim Monatsabschluss folgende Einstellung zu wählen:

Je nach gewollter Funktionalität müssen die Schritte oben (Mandantenregistrierung und Rechteverwaltung) auch für folgende DATEV Services wiederholt werden:

• DATEV Lohnimportdatenservice - Zusätzliche Daten werden zum Import aus dem Rechenzentrum zur Verfügung gestellt
• DATEV Lohnauswertungsdatenservice - “Brutto / Netto” und andere Dokumente können aus DATEV abgerufen werden
• DATEV Lohnergebnisdatenservice - Erweitert die Daten des DATEV Lohnaustauschdatenservice um eine tiefere Unternehmensanalyse und Controlling zu ermöglichen.

Die für Sie benötigten DATEV Services entnehmen Sie bitte aus Schritt 2 Ihres Integrationsfensters:

Besonderheiten Lohnauswertungsdatenservice

Damit auf die einzelnen Dokumente zugegriffen werden kann, müssen diese zusätzlich in der Rechteverwaltung Online aktiviert werden.

Die meisten Kunden sind vor allem am “Brutto / Netto” Dokument interessiert:

Besonderheiten Lohnaustauschdatenservice

Durchführung Teil 2 (gemeinsam)

Dieser Teil ist nur mit einer SmartCard oder einem SmartLogin möglich. Falls du weder eine SmartCard, noch einen SmartLogin hast, sollte deine SteuerberaterIn diesen Schritt für dich ausführen.

1. Öffne das Integrationsfenster und klicke auf "Weiter".

   

2. Bestätige, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind, und das Steuerbüro alle DATEV Services freigeschaltet hat
   

3. Wähle das DATEV Zielsystem, LODAS oder Lohn und Gehalt:

   

4. Gib die Beraternummer, die das Steuerbüro zugesandt hat hier ein:

   

   Siehe hier falls ihr nicht wisst, wo die Beraternummer zu finden ist

5. Gib die Mandantennummer, die das Steuerbüro zugesandt hat, hier ein:

   

   Siehe hier falls ihr nicht wisst, wo die Mandantennummer zu finden ist

6. Klicke “Weiter”

7. Klicke "Mit DATEV anmelden"

   

8. Wähle "DATEV SmartCard / DATEV mIDentity "Klicke "Weiter"
   Wichtig: Dieser Schritt funktioniert nur, wenn die SmartCard (USB Stick) eingesteckt ist.

   

9. Wähle das Zertifikat, mit dem du dich anmelden willst und klicke "Ok"

   

10. Gib die PIN deiner SmartCard ein und klicke "Ok"

    

11. Falls, du nun dieses Fenster siehst, klicke einfach auf "Neu laden" (das Fenster kann auftauchen, wenn die PIN-Eingabe zu lange dauert)

    

12. Scrolle nach unten und klicke auf "Ich stimme zu"

    
    

13. Du wirst nun zurück geleitet und bekommst eine Übersicht angezeigt über die aktivierten Datenservices und einen link zu den Bestehenden Anbindungen.
    
14. Klicke auf der letzten Seite Integration einrichten und wir validieren, dass alles richtig funktioniert hat.

15. Glückwunsch! Die DATEV Verbindung wurde nun hergestellt

    

16. Ab jetzt werden Daten zwischen DATEV und unserer Anwendung live synchronisiert. Wurde der DATEV Lohnimportdatenservice benötigt können zusätzliche Datenexporte wie hier beschrieben importiert werden.

Steuerberater- und Mandantennummer finden

1. Öffne die DATEV LODAS Umgebung

2. Im Reiter links oben, klicke auf "Mitarbeiter" klicke auf "Öffnen"

   

3. Finde die Spalte mit dem richtigen Unternehmensnamen und notiere die Berater- und Mandantennummer

   

Zusätzliche Daten über den DATEV Lohnimportdatenservice importieren

Sobald ein Export zur Verfügung steht, können die Daten wie folgt importiert werden:

1. Öffne die DATEV LODAS Umgebung

   

2. Wähle den entsprechenden Mandanten und klicke "Ok"

   

3. Klicke auf "Datenübernahme" und dann doppelklicke auf "ASCII-Daten importieren"

   

4. Sobald ein Import abgeschlossen ist, wird er mit einem x markiert. Wähle daher einen Import ohne "x"
   
    

5.  

   

6. Klicke auf "Start"
7. Die Bewegungs- und Stammdaten wurden nun erfolgreich importiert

Weiterführende Information von DATEV eG

• Allgemeine Informationen zum DATEV Lohnaustauschdatenservice sind bei der DATEV eG hier ersichtlich: DATEV Lohnaustauschdatenservice (Shop)
• Informationen zum Bestell- und Einrichtungsprozess bei der DATEV eG können unter DATEV-Datenservices einrichten und in den Hilfe-Dokumenten www.datev.de/hilfe/1007329 (für Steuerberatungskanzleien) und www.datev.de/hilfe/1022677 (für Unternehmen) entnommen werden.